ms access

BAB I PENDAHULUAN Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA). Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman. Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC. Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek. Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine. Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya. Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut. Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan. Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru. BAB II PEMBAHASAN 1.1 Memulai Access 2007 Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah program aplikasi database yang populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengelola database dengan secara mudah. Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yangmengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada. Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007, ikuti langkah berikut ini: 1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Vista. 2. Klik tombol yang ada di taskbar. 3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007. 1.2 Mengenal Ribbon sebagai User Interface Baru pada Access 2007 Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti Menu, Toolbars, dan sebagian besar Task Panes yang adadi Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. A. Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut Ribbon, yang dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh Access 2007. Ribbon ini terdiri atas beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya. Masing-masing tab terdiri atas beberapa Groups. Setiap group terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau Command Buttons. Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap karena di dalamnya juga sudah mengandung menu, toolbars, tombol perintah (command buttons), galleries, dan kotak dialog. Selain standard Tabs yang ada pada Ribbon, Access 2007 juga menyediakan Tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek seperti table, picture, atau drawing. 2 Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain dapat diakses menggunakan mouse, juga dapat diakses dengan tombol keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini: Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada Ribbon akan ditampilkan KeyTips berupa angka atau huruf yang dapat digunakan untuk menjalankan Tab atau tombol perintah (Command Buttons). Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau tombol perintah (Command Buttons). Apabila Anda menekan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya akan menampilkan KeyTips untuk Tab yang Anda pilih. 1.3 Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar dan Dialog Box Launchers Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, dan Dialog Box Launchers. Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja Access 2007 berfungsi untuk membuka menu. Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang berisi kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan. Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap Group pada masing-masing Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher tersebut, secara otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait dengan Group tersebut akan dibuka. 1.4 Mengatur Konfigurasi Status Bar Status Bar akan menampilkan berbagai informasi yang dirasakan perlu ketika Anda sedang bekerja dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan kebutuhan, dengan cara mengklik tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela kerja Access 2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan. 1.5 Mengenal dan Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007 Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan barang, data suplier, data pegawai, dan lain-lain. Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini: Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Vista. Klik tombol yang ada di taskbar. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007. Pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan. 5 Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik . Kotak dialog File New Database akan ditampilkan. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file. Kemudian klik OK. Klik tombol perintah . Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk. 1 Apabila Anda jendela kerja Access 2007 sudah terbuka dan Anda bermaksud membuat database baru, ikuti langkah berikut ini: Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol . Jendela Getting Started with Microsoft Office Access akan ditampilkan. Pada jendela yang ditampilkan, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, dengan mengklik . Kemudian klik tombol perintah 1.6 Menyiapkan Database Baru dengan Memanfaatkan Template Pada saat Anda membuat database baru, Anda dapat juga memanfaatkan design template yang disediakan oleh Access 2007. Untuk itu ikuti langkah berikut ini: Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol . Jendela Getting Started with Microsoft Office Access akan ditampilkan. Pada bagian Template Categories yang ada di sebelah kiri, pilih dan klik kategori template yang ingin digunakan. Misalnya Anda pilih dan klik Local Templates. Pada kotak daftar pilihan Local Templates, pilih dan klik template yang Anda inginkan. Misalnya Anda pilih dan klik Students. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, dengan mengklik . Kemudian klik tombol perintah . Apabila pilihan design template yang disediakan kurang memadai, Anda dapat mencari template lain secara online di Internet. 1 1.7 Menyimpan Database Database yang sudah Anda buat dengan seluruh objeknya yang telah Anda sunting (edit) dapat Anda simpan ke hard disk, usb flash disk, disket, atau media penyimpanan lainnya dengan mengklik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+S). Jika Anda ingin menyimpan database dengan nama file lain atau menyimpan database dengan format file database lain, ikuti langkah berikut ini: Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol , kemudian pada pilihan menu yang ada di sebelah kanan, pilih dan klik format file baru yang Anda inginkan. Kotak dialog Save As akan ditampilkan. 4 Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Klik tombol perintah Save. 1 1.8 Menutup Database Apabila database telah selesai dan tidak akan Anda sunting (edit) lagi, Anda dapat menutupnya menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+W). 1.9 Membuka File Database Untuk membuka kembali file database yang ada, ikuti langkah berikut ini: Pilih Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+O) atau klik ikon More yang ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office Access. Kotak dialog Open akan ditampilkan. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file database yang Anda inginkan atau klik dua kali pada nama file tersebut. Klik tombol perintah Open. 2 1.10 Mengakhiri Access 2007 Setelah Anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat mengakhirinya menggunakan langkah berikut: Simpan database yang sudah Anda buat. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol atau klik tombol Close yang berada di pojok kanan atas jendela kerja. 1.11 Latihan dan Contoh Kasus Berikut ini latihan dan contoh kasus sederhana untuk mencoba penguasaan materi yang sudah diberikan sebelumnya: Buka program aplikasi Access 2007, menggunakan tombol , kemudian pilih menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007. Siapkan database baru yang masih kosong dengan cara pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan nama file “TOKO BUKU”. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik . Misalnya pilih folder My Documents. Selanjutnya klik tombol perintah Create. Ubah ukuran jendela kerja Microsoft Access hingga menjadi satu layar penuh, dengan tombol Maximize untuk memperbesar ukuran jendela hingga menjadi satu layar penuh. Walaupun Anda belum melakukan penyuntingan database, lakukan proses penyimpanan file database menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+S). Tutup file database tersebut menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+W). Siapkan database baru menggunakan fasilitas template. Untuk itu, pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik kategori template yang ingin digunakan. Misalnya Anda pilih dan klik Local Templates. Kemudian pilih dan klik template yang Anda inginkan. Misalnya Anda pilih dan klik Contacts. Selanjutnya pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akanmenyimpan file, dengan mengklik . Kemudian klik tombol perintah . 9 Tutup file database tersebut menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+W). Buka kembali file database tersebut, dengan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+O) atau klik ikon More yang ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office Access. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan. Misalnya Anda pilih My Documents. Selanjutnya pada kotak isian File name, klik dua kali nama file “TOKO BUKU”. Atur tampilan baris status yang ada di bawah jendela kerja Access 2007, dengan mengklik tombol kanan mouse pada baris status tersebut, kemudian lakukan pemilihan tampilan yang Anda inginkan. Akhiri penggunaan Access 2007, menggunakan tombol Microsoft Office Button , kemudian klik tombol atau klik tombol Close yang berada di pojok kanan atas jendela kerja. BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan database, Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna. Microsoft Access 2002 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2002 merupakan salah satu program aplikasi basis data (database) paling lengkap dan canggih untuk saat ini, yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengelola database secara lebih mudah. Software Access 2002 pada umumnya tergabung dalam paket software Microsoft Office 2002 yang tersimpan dalam CD-ROM. DAFTAR PUSTAKA MENGENAL DATABASE DENGAN MS ACCESS Microsoft Access - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas Databases | DaniWeb Microsoft Access Database Pengertian microsoft access websites and posts on pengertian microsoft access